Het onboarding proces is meer dan de aanloop naar de eerste werkdag. Van krabbel onder de arbeidsovereenkomst tot wanneer de nieuwe werknemer volledig zijn draai heeft gevonden - wat zijn de mijlpalen van het onboarding proces?
Het onboardingproces bestaat uit verschillende fases. Samen met onze collega Annelies Vanden Houte, Senior Learning Advisor, nemen we je mee op reis doorheen deze tijdlijn. We geven je daarbij enkele concrete tips om je nieuwe collega te verwelkomen - ook als KMO!
Pre-boarding: de aperitief van het onboarden
Je hebt iemand aangenomen. Spannend! Of je collega nu volgende week start of binnen 3 maanden: gebruik deze tips om hem/haar warm te maken voor de eerste werkdag.
1. Realistische verwachtingen
Onrealistische verwachtingen kunnen al snel een domper zijn op het werkplezier. Wees dus duidelijk over het takenpakket en hoe deze kan evolueren, en verbloem niets over je werkomgeving. Eerlijkheid loont!
“Geef je mensen structuur”, vult Annelies Vanden Houte aan. “Ze moeten goed weten waar ze starten, wanneer hun eerste dag is, op welk uur ze beginnen. Onderteken je vandaag het contract? Voorzie dan meteen een duidelijk zicht op het volledige onboarding proces.”
2. Feedback, feedback, feedback
Als HR-expert of leidinggevende is feedback al langer je beste vriend. Vraag dus ook aan je toekomstige collega wat hij vond van het aanwervingsproces en wat je nog kan verbeteren. Iemand die het hele proces net vanop de eerste rij heeft beleefd, kan je er alles over vertellen!
3. Trots om hier te werken
Je medewerkers zijn het uithangbord van je bedrijf. Geef je nieuwe collega nu al enkele branded gadgets mee (pen, tote bag, paraplu…). Je toont je waardering en verwelkomt de collega als deel van het team. Deze handige items neemt hij bovendien overal met zich mee. Employer branding, check!
4. De eerste stap
Voeg je nieuwe collega toe aan je LinkedIn-netwerk. En laat je huidige werknemers dat ook doen.
Nodig hem/haar ook eens op voorhand uit voor meetings of sociale activiteiten met collega’s. Zo leert die het reilen en zeilen van het bedrijf kennen, en bouw je wederzijds vertrouwen op.
De eerste werkdag: welkom!
Na een leerrijk pre-boarding proces is het zover. De eerste werkdag. Er bestaan verschillende manieren om je nieuwe collega warm welkom te heten. Annelies Vanden Houte bepaalt het succes van een eerste werkdag volgens drie pijlers
1. Kennen:
De nieuwe mensen moeten op dag één al wat basiskennis hebben. Waar staat de printer? Wanneer is het lunchtijd? Hoe telefoneer je intern?
Alle praktische zaken moeten klaar staan. Internetverbinding, laptop, badge? Check! Bij het online onboarden stuur je alles op tijd op zodat de werknemer op dag één erin kan vliegen.
Toon vandaag wat een normale werkdag inhoudt. “Dit is waar we lunchen. De wc’s zijn daar en bij Peter moet je zijn voor een spelletje ping-pong!”.
Alle namen van alle collega’s kennen na dag één is misschien veel gevraagd. Maar een korte babbel met verschillende collega’s schept een duidelijker beeld van het leven op de werkvloer en wie verantwoordelijk is voor wat.
2. Kunnen:
Ze moeten kunnen spreken over de jobinhoud en de verwachtingen. Ze hebben basiscompetenties door, al is het iets klein.
Plan op dag één al enkele praktische oefeningen en meetings met managers, peter/meter en coaches in. Is alles duidelijk? Dat kan je nu aftoetsen.
3. Willen:
De attitude is het allerbelangrijkste. Dat ze willen toepassen wat ze geleerd hebben. Als ze met een lach op hun gezicht buiten gaan en blij zijn met hun keuze. Als ze zich kunnen spiegelen aan andere collega’s: zo wil ik ook worden.
Een lekker ontbijt of een kaartje op de bureau? Voor jou een kleinigheidje, voor jouw collega een mooie herinnering!
De eerste maanden: blijven coachen
Het onboarding proces houdt niet op na de eerste werkdag. De komende maanden zorg je ervoor dat de nieuwe werknemer zich volledig inwerkt en zich goed voelt in zijn rol.
Nu leer je je medewerkers alle skills om uit te blinken in hun job. “Maar ook omgaan met discriminatie, of inzetten op zelfredzaamheid kunnen aan bod komen. Het is een mix van competenties leren, en ze toepassen op de job” weet Annelies. Of dit nu gebeurt via externe coaching of intern van collega op collega, die keuze maak je helemaal zelf!
Ook hier is het weer tijd voor, jawel, feedback! Het is de drijvende motor achter elk bedrijf. Blijf dus ook na de onboarding feedback geven én vragen. “Wat heb je intussen geleerd?”, “Hoe voel je je bij ons?” “Wat heb je nodig om je werkervaring te verbeteren?”.
Het is moeilijk om een datum te plakken op een afgerond traject. Voor mij is het proces geslaagd wanneer mensen zich goed voelen en een toekomst zien. Ongeacht of ze hun job perfect kennen of niet.
Je nieuwe medewerker verwelkomen met een vlotte, volledige onboarding? Klaar voor een onboarding op maat van jouw bedrijf? Dankzij onze tijdlijn van het onboarden weet je alvast welke tips je wanneer toepast. Download ons onboarding stappenplan en ga zelf aan de slag!