In de goeie oude tijd waren kantoren ook echt kantoren: een eindeloze opeenvolging van hokjes met een bureau en een mens erin. En toen zagen we het licht en werd het landschapskantoor de norm. Maar: het werkplezier van je werknemers is er steeds verder te zoeken. Zeker nu, na de coronacrisis. Je mensen waren het gewend om thuis te werken en komen nu weer vaker naar kantoor. Daar moeten ze terug wennen aan omgevingsgeluid, niet optimaal voor hun concentratie... Welke kantoorplek werkplezier en productiviteit wél bevordert? Een dynamisch kantoor.
Maak van je landschapskantoor een dynamisch kantoor
De trend om traditionele kantoren in te wisselen voor een landschapskantoor dateert uit de jaren 1990. Maar iedereen in één ruimte samen zetten, is niet altijd zo’n goed idee. De oplossing? Maak van je landschapskantoor een dynamisch kantoor.
Ben je er als werkgever nog niet helemaal uit of zo’n kantoor wel iets voor jouw organisatie is? Geen paniek, we leggen graag uit waarin een dynamisch kantoor zich precies onderscheidt van het landschapskantoor en hoe het van jouw medewerkers echte jobtimisten maakt.
Aparte taken op aparte plekken
Een dynamisch kantoor wordt ook wel ‘activity-based’ genoemd. Verschillende taken en projecten gaan er door in verschillende ruimtes, waardoor je werknemers ook op kantoor meer bewegen. Het idee? Dat elke taak een andere omgeving én lichaamshouding vraagt.
Want de open ruimte, waar bedrijven bij een landschapskantoor in het begin zo’n fan van waren, werkt eigenlijk helemaal niet bevorderlijk voor beweging, werkplezier of communicatie. Gebabbel of telefoontjes van collega’s wanneer anderen zich buigen over moeilijke rapporten, bezoekers ontvangen, printers die papier uitspuwen… Het zijn alleen maar stoorzenders voor je werknemers en hun werkplezier.
Als ze voortdurend moeten vechten om zich te concentreren, leidt dat tot inefficiëntie, frustratie en meer stress, een negatief effect dus op het welzijn van je werknemers. De meest gehoorde klachten van werkgevers én werknemers? Een hoger ziekteverzuim en lagere productiviteit dan in de traditionele kantoorruimtes, maar vooral: een gebrek aan privacy. Iedereen die voorbij loopt, kan namelijk makkelijk meekijken en bij elk telefoontje moeten je werknemers ervan uitgaan dat de anderen meeluisteren.
In een dynamisch kantoor hebben je werknemers minder last van omgevingsgeluid. Want in die open ruimte worden aparte zones gecreëerd. Bellen, printen of overleggen? Dat gebeurt allemaal in een ander deel. Mensen die zich even willen concentreren? Die kunnen zich afzonderen op een stille plek. En zo kiest iedereen de ruimte die voor hem of haar het best werkt. Werknemers die elkaar weer zien als inspiratie en elkaars werkplezier stimuleren? Check!
En dat brengt ons ook bij een tweede voordeel: betere communicatie. Net omdát je werknemers in een dynamisch kantoor werken in de ruimte die ze nodig hebben, bevordert dat een vlottere omgang én samenwerking. Vlottere communicatie, dubbelcheck!
Is het evenwicht zoek?
Heb je als organisatie niet de mogelijkheid om stilteruimtes, telefoonhokjes en hangplekken aan te bieden? Laat je werknemers dan eens van thuis werken. Want vertrouwen en autonomie geven, is de beste manier om je mensen te motiveren. Waar het dus op aankomt? De juiste balans vinden tussen dynamiek en rust. Die vinden je werknemers in een dynamisch kantoor.
Bewegen, bewegen, bewegen in een dynamisch kantoor!
Een werkplek is meer dan gewoon een bureau. Je werknemers brengen er tot 40 uur per week door. Dan loont het toch de moeite om die op zo’n manier in te richten dat ze er helemaal kunnen openbloeien? De kantoorinrichting beïnvloedt bovendien mee hoe productief je werknemers zijn. En omdat ze in een dynamisch kantoor kunnen kiezen op welke plek ze werken, zijn ze ook minder snel afgeleid. Zo komt er weer meer kwaliteit en productiviteit in hun werk.
Is beweging op kantoor ook bij jou nog een werkpuntje? Dat is met een dynamisch kantoor ook meteen opgelost. Want aangezien je je werknemers in zo’n omgeving stimuleert om te wisselen van werkplek, zullen ze ook meer bewegen. En meer beweging op kantoor, dat kunnen we alleen maar toejuichen.
Maar ook de bureaus zelf kan je aanpassen. Kies bijvoorbeeld voor een kruk in plaats van een doorsnee bureaustoel. Zo nemen je werknemers meteen een actievere - of dynamischere - zithouding aan. Dat kan trouwens ook aan een zit-stabureau, waarmee ze zelf kunnen kiezen of ze al zittend of staand werken. Of wat dacht je van fietsen op kantoor? Nee, je hoeft je werknemers niet te verplichten om middagpauzes op de hometrainer door te brengen. Maar bureaufietsen aan een bureau kunnen ook al helpen. Werken én tegelijk fietsen, da’s een topcombinatie om in beweging te blijven! Én bovendien zorgt die gevarieerde werkhouding én de afwisseling op termijn ook voor minder klachten in de rug, nek en schouders.
Klaar voor verandering?
Het landschapskantoor is dus niet zo ideaal als het op het eerste gezicht leek: je werknemers hebben er meer moeite om zich te concentreren en halen daardoor minder werkplezier uit hun job.
Een werkplek waar ze wél meer werkplezier en productiviteit uit halen? En die de concentratie crisis van je medewerkers oplost? Da’s er een waar ze zelf kunnen kiezen waar ze werken. En dat kan in een dynamisch kantoor. 5 tips om ook dat op punt te stellen.
1. Een vaste werkplaats voor je vaste mensen
Hoewel de focus in een dynamisch kantoor vooral ligt op de verschillende ruimtes, wil dat niet zeggen dat je alle vaste bureaus meteen moet weggooien. Mensen die elke dag op dezelfde plek werken, voelen zich het meest comfortabel aan hun vast bureau.
Anderzijds is het dan ook goed om enkele flexbureaus te voorzien waar mensen flexibel kunnen gaan zitten.
2. Concentratieplekken
Stille ruimtes waar je werknemers zich kunnen concentreren. Omgevingsgeluid kwam bij het landschapskantoor al aan bod als grootste ergernis. Een afgesloten plek is dus echt wel nodig. Of een ruimte waar bijvoorbeeld plaats is voor slechts enkele mensen? Zonder telefoneren of vergaderen weliswaar.
3. Geniale brainstorms in een geniale ruimte
Plaatsen waar je werknemers kunnen overleggen, briefen, brainstormen… Afgezonderde vergaderruimtes zorgen voor minder geluid op de vaste werkplekken. Denk hierbij ook gerust out of the box: er moeten niet altijd stoelen zijn. Wat dacht je van hoge tafels waar je al staand je topics kan bespreken?
4. We like to move it, move it
Samen sporten en lachen op het werk, da’s super! Tijdens de pauze wat pingpongen, kickeren, dartsen, of zelfs yoga … Deze hobby’s lenen zich perfect tot kantoor-sport, in de bewegingsruimte uiteraard.
5. Voor wie wat privacy wil
Heeft jouw HR-dienst een eigen afdeling? Top! Maar ook op andere afdelingen voeren je werknemers al eens vertrouwelijke gesprekken. Daarom is een aparte ruimte misschien een goed idee. Daar kunnen je medewerkers bijvoorbeeld ietwat gevoeligere zaken bespreken, zonder gestoord te worden of verrast te worden door mensen die meeluisteren.
En last but not least: hou bij de herinrichting van jouw kantoor ook rekening met huiselijke elementen. Tijdens de coronacrisis zijn je werknemers gewend geraakt aan hun eigen gezellige home office. Wil je ze ondertussen weer graag wat vaker op kantoor zien? Dan zet je best in op een ‘leuke inrichting’. Wat dacht je bijvoorbeeld van een streepje groen? Planten en fijne zithoekjes dragen zeker al bij aan een fijnere werksfeer!
Met andere woorden: de werkomgeving is een sleutel tot gelukkige werknemers en meer werkplezier. En dat wil jij toch ook?