Online Onboarden. Dat is iemand welkom aan boord heten via scherm. Héél anders dan in levenden lijve, dus. Waarop moet je letten? En hoe zorg je ervoor dat het een warm welkom is? Ook wij moesten razendsnel switchen tussen fysiek en online. Wat we geleerd hebben? Dat delen we graag!
“Zonder onboarding laten wij onze nieuwe consultants niet beginnen.”
Dat zegt Mieke Buyens, learning officer bij Tempo-Team. Logisch, geen sprake van dat nieuwe collega’s aan de slag gaan zonder een warm welkom en basisinformatie over hun job en ons bedrijf. Daarom organiseren we heel regelmatig onboarding sessies.
Vóór corona kwamen de starters naar ons hoofdkantoor om samen drie dagen ondergedompeld te worden in de job en in Tempo-Team. Nu verloopt de onboarding online.
Van driedaagse op HQ naar Google Hang-out
“Vlak vóór de lockdown stond er zo’n driedaagse op het programma. We hebben de eerste dag nog klassikaal gegeven en moesten daarna in sneltempo overschakelen naar online.”
“Inmiddels hebben we besloten om nieuwkomers nog zeker tot het einde van het jaar online te laten onboarden.”
Wat heeft Mieke geleerd over digitaal gaan? En hoe zorgt ze ervoor dat zo’n online ‘welkom aan boord’ de warmte van een fysieke onboarding − met een ontbijt, gezellige koffie-momenten en de mogelijkheid om na te praten − benadert?
1. Stel je deelnemers gerust
Zo’n online driedaagse is voor veel deelnemers nieuw en onwennig. Neem op voorhand al zoveel mogelijk drempels weg.
Stuur vooraf een e-mail
Geef mee welke online tool je zal gebruiken en hoe die werkt. Deel tips en tricks en een telefoonnummer dat mensen kunnen bellen bij inlogproblemen.
Maak goede afspraken
Over wat te doen als internet even wegvalt. Of over de timing om een oefening te maken of een filmpje te bekijken: “Je krijgt 20 minuten en daarna komen we weer online.”
Relativeren? Grapjes maken? Doen!
De trainer bepaalt de toon. Positief en warm communiceren, is de boodschap. Vertel je deelnemers dat het niet erg is als ze thuis even gestoord worden. Geef ze ook mee dat ze veel informatie te verwerken krijgen, en na de 3 dagen niet alles perfect onder de knie moeten hebben.
2. Hoe meer afwisseling, hoe beter
Online onboarden is statischer en vermoeiender dan een live sessie. Veel variatie in leervormen houdt de schwung erin.
Wissel uitleg van de trainer af met:
- Video.
- Brainstorming via Google Jamboard (Whiteboard in Zoom). Deelnemers kunnen er post-its op plakken of je kan als trainer post-its voorzien en ze laten rangschikken of in de juiste categorie plaatsen.
- Oefenen in groepjes in aparte Hang-outs. Als trainer kan je er virtueel langsgaan en tips & tricks geven.
- Quiz in groep of via chat of Kahoot! Vraag deelnemers om 3 quizvragen over een onderwerp aan elkaar voor te leggen.
Doe-momenten zijn heel belangrijk voor de dynamiek van de sessie en de betrokkenheid van de deelnemers.
3. Laat iedereen aan bod komen
Voor een scherm zijn mensen minder geneigd om spontaan te reageren. Maar als ze voelen dat er tijd en ruimte is voor hen als persoon, zijn ze op hun gemak en krijg je veel interactie. Het is ook een manier om een warme sfeer te creëren.
4. Zijn er nog vragen?
Een item afgewerkt? Vraag dan of alles duidelijk is en er nog vragen zijn. Doe dat zelfs als er tijdens een brainstorm veel naar boven gekomen is. Peilen naar reacties is online nog veel belangrijker dan klassikaal.
Geef ook een korte samenvatting of overloop aan de hand van een quiz de belangrijkste zaken. Iemand die afgeleid is, kan zo snel weer mee zijn. Vraag aan het einde van een dag: wat is er bij jou blijven hangen?
5. Wat vond je ervan?
Feedback is essentieel om je online onboarding-proces nog te verbeteren. Wij bevragen onze deelnemers achteraf anoniem via een Google Form. Daar leren we heel veel uit.
6. En na de onboarding?
Op ons online opleidingsplatform Learnit kunnen nieuwe collega’s zich in hun eigen tempo verder verdiepen in wat tijdens de onboarding aan bod kwam.
Learning coaches volgen nieuwkomers de eerste 8 maanden van hun traject bij ons op. Ze geven extra uitleg en ondersteuning. En ze staan klaar als de nieuwe collega’s ergens tegenaan lopen. Onboarding, ook haalbaar voor kmo’s? Ja, hoor.