Thuiswerken is sinds corona het nieuwe normaal. Voor veel werknemers is tele- of flexwerk een manier om pendelstress te verminderen en hun werk-privébalans te verbeteren. Maar hoe krijg je dat goed georganiseerd in een kleine(re) organisatie? We sommen je graag nog even de voordelen op én geven je een checklist waarmee je thuiswerken vlot en duurzaam aanpakt.
Thuiswerken: voordelen die kunnen tellen
Thuiswerk maakt deel uit van een open bedrijfscultuur waarin medewerkers inspraak hebben en de autonomie krijgen om hun werk (deels) zelf te plannen. Deze flexibiliteit en zelfstandigheid zorgen voor meer werkplezier. Resultaat? Productievere en meer betrokken collega’s. En er zijn nog voordelen van thuiswerk:
👉 Minder ziekteverzuim: wie zich geen 100% voelt, zal zich minder snel ziek melden, maar van thuis blijven werken.
👉 Betere retentie: concurreren met grotere bedrijven op vlak van salaris en andere voordelen is moeilijk. Jouw troef in de war for talent? Exact, flexibiliteit en vrijheid in thuiswerk.
👉Lagere kosten: je hebt minder kantoorruimte(s) nodig en je bespaart op woon-werkverkeer.
👉 Meer aantrekkingskracht: de kans om van thuis te werken, levert jou meer sollicitanten op. En dus meer kansen om talent binnen te halen.
Maar remote werken heeft ook nadelen, voor jou én je medewerkers. Zo zijn werk en privé moeilijk te scheiden, en lukt het niet iedereen om efficiënt thuis te werken. Vergaderen is soms lastig, en het risico bestaat dat de voeling met het team zoek raakt. Sommige collega’s kunnen zich bij thuiswerk geïsoleerd, gedemotiveerd of net extreem gestresst voelen. Allemaal zaken die een burn-, bore- of brown-out in de hand werken.
Ervoor zorgen dat thuiswerken écht werkt? Dat hangt niet af van de frequentie van thuiswerk, wél van hoe je dit organiseert. De omkadering is cruciaal.
Checklist: 8 tips om thuiswerk te laten werken in een kmo
Medewerkers moeten duidelijk weten wat er van hen verwacht wordt. Wederzijdse verwachtingen duidelijk uitspreken, daar komt het op neer - zowel voor grote ondernemingen als kmo’s.
✅1. Stem je thuiswerkbeleid af op je organisatie
Thuiswerk past in een bedrijfscultuur die verantwoordelijkheid, autonomie, inspraak en open communicatie stimuleert. Bepaal wat binnen deze cultuur de basisregels rond thuiswerk zijn: je thuiswerkbeleid moet passen bij de waarden, visie en missie van je organisatie.
✅2. Laat je leidinggevenden hun rol ten volle opnemen
Zij coachen en ondersteunen thuiswerkers en hun teams om betrokken te blijven en doelstellingen te realiseren. Het voordeel van een kmo is net het hechtere contact met de leidinggevende en tussen teamleden onderling.
✅3. Overleg met het team
Wat willen we bereiken? Hoe blijven we vlot communiceren? Is een wekelijks teamoverleg op kantoor nodig? Ook hier is communicatie key, net zoals input van je team.
✅4. Ga in dialoog met de thuiswerker en maak duidelijke afspraken
➡️Over doelstellingen, opdracht, frequentie thuiswerk, beschikbaarheid, bereikbaarheid en werktools.
➡️Teken zelf een aantal krijtlijnen uit en ga in overleg met je medewerkers. Belangrijk: houd rekening met hun feedback!
➡️Blijf flexibel: afhankelijk van de functie en het soort job vul je thuiswerk anders in.
✅5. Leg de afspraken vast in een thuiswerk-policy
Om juridisch in orde te zijn, maak je best een overeenkomst voor telewerk op. Dan heb je iets om bij twijfel op terug te vallen. In deze thuiswerk-policy vermeld je praktische zaken, voorwaarden en verwachtingen over:
➡️ Het type werk waarbij telewerk mogelijk is
➡️ Wanneer thuiswerken kan en wanneer zeker niet
➡️ Registratie uren, evenals uurroosters, planning en werkverdeling
➡️ Bereikbaarheid en reactiesnelheid op mails en telefoons
➡️ Prestaties en beoordelingscriteria
➡️ Werkinstrumenten en praktische ondersteuning
➡️ Kostenvergoeding voor thuiskantoor: internetverbinding, verwarming, kantoorinrichting en -benodigdheden…
💡Onthoud: je hebt het recht om het thuiswerk stop te zetten als je medewerker de voorwaarden niet naleeft.
✅6. Zorg voor de nodige werk- en communicatiemiddelen
➡️Gsm, laptop, internetaansluiting, eventueel gespecialiseerde software voor thuiswerkers (toegang tot de server, schermen delen...), Skype, Basecamp...
➡️IT- en communicatiemiddelen aanreiken is niet voldoende. Ze moeten onderdeel zijn van een overlegcultuur. Ze zijn geen doel op zich, maar ondersteunen een beleid.
✅7. Waak over het welzijn van je telewerkers
➡️Informeer hen over het belang van een gezonde thuiswerkomgeving: een ergonomische werkplek, het correct gebruik van beeldschermen, de beschikbare technische ondersteuning, …
➡️Laat hen - ook thuis - aandacht schenken aan (brand)veiligheid.
➡️Breng hen ervan op de hoogte dat ze altijd terechtkunnen bij de preventieadviseur, vertrouwenspersoon of eventuele andere collega die instaat voor welzijn op het werk.
✅8. Geef je thuiswerkers tips mee
De beste tip om aan je thuiswerkers te geven? ‘Werk thuis zoals op het werk!’ Deze handvaten kunnen daarbij helpen:
➡️Kleed je ‘s ochtends aan, neem een douche, … net alsof je naar het werk gaat.
➡️Kies een aparte, vaste werkplek thuis, waar je je werkspullen en documenten kan laten liggen. Geen apart bureau? Verkies toch een tafel boven je zetel.
➡️Zet storende geluiden en meldingen van je gsm af. Een hoofdtelefoon met rustige muziek kan nuttig zijn!
➡️Werk volgens vaste uren, strek geregeld de benen en neem op tijd een pauze. Lunchen? Niet achter je pc!
💡Denk eraan: sinds april 2023 hebben werknemers het ‘recht op deconnectie’: het recht om na het werk niet gestoord te worden.
Je thuiswerk-policy: geen ‘one size fits all’-beleid, wel flexibiliteit
Een succesvol thuiswerkbeleid dat voor iedereen geldt? Helaas, zo werkt het niet. De ideale formule speelt in op de noden van je teams en medewerkers. En die zijn telkens anders. Zo zijn er medewerkers die werk en privé het liefst gescheiden houden, terwijl anderen er geen probleem mee hebben dat dit door elkaar loopt (zogenaamde separators en integrators). Ook de thuissituatie is belangrijk: zijn er (jonge) kinderen thuis? Hoe groot is de woon-werkafstand? Zo spelen er veel factoren een rol in de thuiswerkmentaliteit.
Strakke, eenzijdig opgelegde regels doen het ‘m dus niet. Thuiswerken gaat uit van een dialoog. En vraagt om flexibiliteit van beide partijen. In ons onderzoek in samenwerking met prof. Anja van den Broeck (KU Leuven), zegt slechts de helft van alle werknemers in België dat hun bedrijf goede afspraken maakt over thuis- en telewerk. Jammer, want ‘meer flexibiliteit over de organisatie van het werk is zowel voor werknemers als werkgevers nodig om in te spelen op noden zoals schoolvakanties of piekmomenten’, zegt van den Broeck.
Afspraken maken en flexibel zijn: als het werk het toelaat, kan dat echt een win-winsituatie zijn. Ga met onze tips en tricks aan de slag, en gun je bedrijf en medewerkers een duurzaam én futureproof hybride werkbeleid!