Près d'un salarié sur deux travaille chaque semaine à la fois en entreprise et à domicile. Par conséquent, beaucoup de réunions se tiennent en présentiel, en distanciel et de façon hybride. Mais certaines manquent cruellement d’efficacité, à tel point que les employeurs et les travailleurs ont l'intention d'en réduire le nombre. C'est nécessaire, car les travailleurs déclarent passer en moyenne 3 heures par semaine en réunions inutiles et 20% d’entre eux estiment ne pas être en mesure de suivre correctement des réunions hybrides. Plus de 1 entreprise sur 2 reconnaît à ce propos ne pas être suffisamment équipée. Autrement dit: il est temps de repenser l'organisation des réunions par le prisme du travail hybride. Tel est ce qui ressort d'une étude réalisée pour le prestataire de services RH Tempo-Team en collaboration avec la professeure Anja Van den Broeck, experte en motivation au travail à la KU Leuven*.
Plus de 1 travailleur sur 4 (28%) participe à des réunions en présentiel et en distanciel ; plus de 1 sur 5 (23%) préfère assister aux réunions en ligne depuis son domicile. En peu de temps, le format de réunion hybride s'est largement démocratisé. Mais pas sans problèmes: 56% des entreprises ou organismes ne disposent pas des équipements techniques suffisants pour assurer un déroulement parfait des réunions hybrides.
En outre, beaucoup de ces réunions s'apparentent à de réelles pertes de temps. Le participant en ligne qui se sent inutile ou non concerné finit généralement par décrocher pour entreprendre autre chose: répondre aux e-mails (32%), exécuter d'autres tâches (30%), régler l'administration (20%), voire… consulter les réseaux sociaux (11%)!
Repenser les réunions: une nécessité
Les employeurs sont conscients de la perte de temps provoquée par ces réunions inutiles: 4 sur 10 s'efforcent d'en limiter le nombre ou de les organiser pour que les travailleurs ne soient présents que lorsque les sujets abordés les concernent directement; 2 employeurs sur 10 limitent volontairement le nombre de participants aux réunions et 1 sur 6 ne considère pas les réunions comme un moyen d'informer le personnel, mais uniquement de discuter des points repris à l'ordre du jour.
"Des gains d'efficience considérables peuvent encore être engrangés lors des réunions, à condition d'établir un ordre du jour précis, d'inviter les participants aptes à prendre des décisions, et de fixer clairement les étapes ultérieures", commente Sébastien Cosentino, porte-parole de Tempo-Team. "Et puis, il faut réfléchir à la forme : consentir une heure de déplacement pour assister à une réunion n'est pas toujours sensé. Dans ce cas de figure, les réunions hybrides ou en ligne apportent une solution. Dans d'autres, il est nécessaire d'être physiquement présent, afin de tisser par exemple des relations de confiance ou lorsqu'une forte implication des participants est requise."
*C'est ce qui ressort d'une enquête menée en ligne auprès d'un échantillon représentatif de 2500 employés et fonctionnaires et de 250 employeurs en Belgique, choisis en fonction du régime linguistique, du sexe et de l'âge, avec une marge d'erreur maximale de 1,83% chez les travailleurs et 6,7% chez les employeurs. L'enquête a été menée entre le 22 juin et le 11 juillet 2022 par un bureau d'études indépendant pour le compte de Tempo-Team en collaboration avec la professeure docteure Anja Van den Broeck, experte en motivation du travail à la KU Leuven.