Centralise les demandes du personnel du Groupe Prayon en matière de voyages (hôtels, vols, moyens de transport, …)
- réceptionne l’ensemble des demandes provenant du sites d’Engis et les éventuelles demandes du site de Puurs, des Roches, de Prayon France et de certains externes (agents,
sous-traitants, consultants, …)
...
- informe le demandeur sur les destinations à risques et/ou les possibilités de ne pas être couvert par une assurance
- choisit le moyen de transport le plus approprié en fonction des paramètres (délais, prix, destination, urgence, profil du voyageur, …) et des règles internes (travel policy), directement
ou avec l’agence de voyage
- s’occuper des réservations d’hôtels en direct
- communique et fait valider les choix par le demandeur et effectue la réservation
- en cas de désaccord du demandeur, rappelle les règles reprises dans la travel policy et au besoin, prend contact avec le responsable du demandeur
- effectue et assure le suivi des formalités concernant les voyages (visas, facturation, réservation)
- recense les données de voyages dans un fichier (KPI) ainsi que des informations sur les voyageurs (ex. acceptation des propositions, respect de la travel policy, …)
- vérifie toutes les factures liées aux voyages, réclame le cas échéant toutes les notes de crédit et négocie pour le report de la validité des bons avoir de nos voyageurs dans le cas où le remboursement n’est pas possible
- gère l’entièreté de la boite email Mobility
- résume de façon la plus claire et précise possible aux voyageurs la situation de leurs dossiers en attente (Note de crédit ou bon à valoir) et reste à disposition des voyageurs en cas de problèmes et anticipe ce qui est susceptible d’impacter le voyage (ex. grève, attentat, Covid…) et prévoit des solutions alternatives
- suit et s’informe aux quotidiens des nouvelles législations concernant les voyages d’affaire suite aux évènements (Covid,…).
- est la personne de contact de toutes les secrétaires de Direction concernant les voyages
Organisation des séminaires et réunions extérieures
Administratif lié à la Mobilité (logiciel Concur pour note de frais, justificatifs des factures fournisseurs hors agences de voyage via workflows, gestion des cartes de crédit corporate, …)
