Depuis la crise Covid, le télétravail est devenu la nouvelle norme. Pour beaucoup de personnes, le télétravail ou flexi-travail est une manière de réduire le stress des trajets domicile-travail et d’améliorer leur équilibre vie privée-vie professionnelle. Comment bien organiser tout cela dans une (plus) petite organisation? Nous vous résumons les avantages et nous vous donnons une checklist pour vous permettre de mettre en place le télétravail de manière rapide et durable.
Télétravail: des avantages qui comptent
Le télétravail fait partie d’une culture d’entreprise ouverte dans laquelle les équipes ont leur mot à dire et travaillent de manière autonome afin de planifier elles-mêmes (en partie) leur travail. Cette flexibilité et cette indépendance permettent plus de plaisir au travail. Résultat? Des collègues plus productifs et plus impliqués. Le télétravail présente encore d’autres avantages:
👉 Moins d’absentéisme: si quelqu’un ne se sent pas 100% en forme, il sera moins vite malade et continuera à travailler de chez lui.
👉 Meilleure rétention: difficile de concurrencer les plus grandes entreprises au niveau du salaire et autres avantages. Votre atout dans la guerre des talents? Vous l’avez deviné: flexibilité et liberté dans le télétravail.
👉Moins de frais: vous avez besoin de moins d’espace de bureaux et vous économisez sur les trajets domicile-travail.
👉 Plus d’attractivité: avoir la chance de travailler de chez soi, cela attire plus de candidat·es, et donc plus de chances de trouver des talents.
Toutefois, le télétravail présente également quelques inconvénients, pour vous et vos équipes. Par exemple, il est difficile de scinder travail et vie privée, et tout le monde n’est pas capable de travailler efficacement de chez soi. Il est parfois difficile de faire des réunions, et il y a un risque de perdre le contact avec le reste de l’équipe. Certaines personnes peuvent se sentir isolées, démotivées et extrêmement stressées avec le télétravail. Tous ces éléments contribuent au burn-out, bore-out ou brown-out.
Veiller à ce que le télétravail fonctionne vraiment? Cela ne dépend pas de la fréquence du télétravail, mais de la manière dont il est organisé. L’encadrement est essentiel.
Checklist: 8 conseils pour un télétravail efficace dans une PME
Le personnel doit savoir clairement ce qu’on attend de lui. Il faut énoncer clairement les attentes mutuelles, que ce soit dans une grande entreprise ou une PME.
✅1. Alignez votre politique de télétravail sur votre organisation
Le télétravail s’inscrit dans une culture d’entreprise qui encourage la responsabilité, l’autonomie, la participation et une communication ouverte. Définissez les règles de base du télétravail dans cette culture d’entreprise: votre politique de télétravail doit correspondre aux valeurs, à la vision et à la mission de votre organisation.
✅2. Laissez vos managers jouer pleinement leur rôle
Ils coachent et soutiennent les télétravailleurs et leurs équipes à continuer à s’investir et à réaliser des objectifs. L’avantage d’une PME est justement le contact plus étroit avec le manager et entre les membres de l’équipe.
✅3. Concertez-vous avec votre équipe
Quels sont les objectifs à atteindre? Comment maintenir une communication fluide? Une réunion d’équipe hebdomadaire au bureau est-elle nécessaire? Là encore, la communication est essentielle, tout comme l’implication de votre équipe.
✅4. Entretenez le dialogue avec les télétravailleurs et établissez des règles claires
➡️Sur les objectifs, la mission, la fréquence du télétravail, la disponibilité, l’accessibilité et les outils de travail.
➡️Définissez un cadre et concertez-vous avec vos travailleurs. Important: tenez compte de leur feedback!
➡️Restez flexible: selon la fonction et le type de travail, le télétravail sera différent.
✅5. Fixez les règles dans une politique de télétravail
Afin d’être en ordre sur le plan juridique, mieux vaut établir un accord sur le télétravail. Vous aurez ainsi un cadre sur lequel vous retourner en cas de doute. Dans cette politique de télétravail, vous devez mentionner les aspects pratiques, les conditions et les attentes:
➡️ Type de fonction qui permet le télétravail
➡️ Moments où le télétravail est possible ou pas
➡️ Enregistrement des heures, les horaires, le planning et la répartition des tâches
➡️ Accessibilité et rapidité de réaction aux e-mails et aux appels
➡️ Prestations et critères d’évaluation
➡️ Instruments de travail et assistance pratique
➡️ Intervention dans les coûts pour le bureau à domicile: connexion internet, chauffage, aménagement et fournitures de bureau …
💡N’oubliez pas: vous avez le droit de mettre fin au télétravail si une personne ne respecte pas les conditions.
✅6. Veillez à avoir les outils de travail et de communication nécessaires
➡️Gsm, ordinateur portable, connexion internet, et éventuellement les logiciels spécialisés pour les télétravailleurs (accès au serveur, partage d’écrans...), Skype, Basecamp...
➡️Fournir des outils informatiques et de communication ne suffit pas. Ils doivent faire partie d’une culture de concertation. Ils ne sont pas un but en soi mais viennent en soutien d’une politique.
✅7. Veillez au bien-être de vos équipes en télétravail
➡️Informez-les de l’importance d’un environnement de travail sain: un lieu de travail ergonomique, une utilisation correcte des écrans, assistance technique disponible, …
➡️ Sensibilisez-les à la sécurité (incendie), y compris à la maison.
➡️Dites-leur qu’ils peuvent toujours s’adresser au conseiller en prévention, la personne de confiance et éventuellement d’autres collègues pour le bien-être au travail.
✅8. Donnez-leur des conseils pour le télétravail
Le meilleur conseil à donner aux personnes en télétravail? « Travaillez à la maison comme au bureau! » Voici quelques astuces utiles:
➡️Habillez-vous le matin, prenez une douche, … comme si vous alliez au bureau.
➡️Choisissez un lieu de travail fixe et séparé dans la maison, où vous pouvez laisser vos affaires et documents. Vous n’avez pas de bureau à part? Préférez tout de même une table à votre fauteuil.
➡️Veillez à ne pas être dérangé·e par des bruits ou par les notifications de votre GSM. Un casque avec de la musique relaxante peut s’avérer utile!
➡️Travaillez selon un horaire fixe, dégourdissez-vous régulièrement les jambes et faites des pauses. La pause de midi? Ne mangez pas derrière votre écran!
💡Pensez-y: depuis avril 2023, les travailleur·ses ont le « droit à la déconnexion » : le droit de ne pas être dérangé·e après le travail.
Votre politique de télétravail: pas une politique unique, mais de la flexibilité
Une politique de télétravail efficace valable pour tout le monde? Malheureusement, ça ne fonctionne pas ainsi. La formule idéale répond aux besoins de vos équipes et ceux-ci diffèrent d’une personne à l’autre. Par exemple, certaines personnes préfèrent scinder travail et vie privée, tandis que d’autres n’ont aucun problème à ce que ces deux éléments se chevauchent (séparateurs et intégrateurs). La situation familiale a aussi son importance: y a-t-il de (jeunes) enfants à la maison? Quelle est la distance travail-domicile? De nombreux facteurs influencent la mentalité du télétravail.
Des règles rigides et imposées unilatéralement ne suffiront donc pas. Le télétravail est une question de dialogue et demande de la flexibilité des deux côtés. Selon notre enquête réalisée en collaboration avec la prof. Anja van den Broeck (KU Leuven), seule la moitié des travailleurs belges déclarent que leur entreprise a pris des accords adaptés concernant le télétravail. C’est dommage car « il faut plus de flexibilité sur l’organisation du travail tant pour le personnel que pour l’employeur pour pouvoir répondre aux besoins comme les vacances scolaires ou les moments de forte affluence », selon Anja van den Broeck.
Établir des règles et faire preuve de flexibilité: si le travail le permet, cela peut être une situation gagnant-gagnant. Appliquez nos trucs et astuces et faites profiter votre entreprise et vos équipes d’une politique de travail hybride durable et pérenne!