Le premier contact avec votre entreprise : il s’agit d’un élément crucial pour votre image. Il est dès lors très important d’assurer un accueil professionnel. Logique, car votre réceptionniste est le premier visage et la première voix pour vos prospects, clients, fournisseurs... C’est donc un profil qu’il faut choisir minutieusement. L’outsourcing est une réponse adéquate.
Le recrutement, la sélection et le suivi d’un collaborateur front office n’est pas une tâche que vous aimez accomplir en tant que RH ou Facility Manager. De plus, vos activités principales sont peut-être fort éloignées de ces tâches. Confiez donc votre front desk management à un spécialiste tel qu’Exselsia. Au titre de spécialisation au sein de Tempo-Team Professionals, Exselsia prend en charge la gestion complète des collaborateurs front office. Le recrutement n’en est qu’une infime partie.</span>
Le/la réceptionniste fait plus que répondre au téléphone
Souvent, le/la réceptionniste accomplit bien plus de tâches que répondre au téléphone, recevoir les visiteurs et trier le courrier. Par exemple :
- Gérer les agendas
- Réserver les salles de réunion
- S’occuper du catering
- Gérer les badges visiteurs
- Effectuer du travail administratif pour soutenir d’autres départements
Un(e) bon(ne) réceptionniste ou collaborateur d’accueil dispose de compétences plus nombreuses que ce que vous pensiez au premier abord. Il ou elle
- possède de fortes compétences de communication et d’organisation
- est amical(e) et accueillant(e)
- possède de bonnes connaissances en langues
- connaît votre entreprise sur le bout des doigts
Recrutement, sélection & coaching de réceptionnistes et permanence : en avez-vous le temps ?
Pour votre réception, vous avez besoin de collaborateurs compétents qui représentent votre entreprise avec enthousiasme. Comment recruter les bons profils ? Et comment se passent le coaching et le suivi ?<bold>Cela vient-il s’ajouter à l’ensemble des tâches que vous accomplissez en tant que collaborateur RH ou Facility Manager ?</bold> En outre, êtes-vous certain que vous possédez l’expertise nécessaire pour cela ? Avez-vous toujours une solution pour remplacer le/la réceptionniste en cas de maladie ? De plus en plus d’entreprises choisissent de sous-traiter complètement leur front desk management.
Outsourcing de la réception : une foule d’avantages
1. Vous vous concentrez sur vos tâches principales
Du recrutement au coaching en passant par la sélection, le planning et le suivi qualité : l’accueil full service est depuis plus de 20 ans le core business d’Exselsia. Nous endossons toutes les tâches liées à l’accueil et vous garantissons le fonctionnement sans faille de votre réception. Cela vous permet de vous concentrer sur votre activité principale en toute sérénité.
2. Sur base d’une analyse en vos locaux
En étroite concertation avec vous, nous analysons votre environnement professionnel et votre culture d’entreprise. Sur base de cela, nous établissons une description de fonction et de profil. Le/la réceptionniste reçoit une formation sur mesure. Ainsi, nous arrivons à une compatibilité parfaite
3. Toujours un back-up
Votre réceptionniste est malade ou en vacances ? Pas de souci, un back-up est prêt pour vous. Avec votre collaborateur d’accueil fixe, nous avons formé un pool de 3 à 4 collaborateurs ‘volants’ capables de prendre le relais. La permanence est donc assurée pour votre réception.
4. Un seul contact
Vous pouvez compter sur une personne de contact fixe qui gère pour vous le front desk management dans votre entreprise. Une question ? Il ou elle y répond très rapidement. Lors des réunions du management vous pouvez discuter avec lui ou elle de la collaboration.