Notre enquête le montre: les travailleurs consacrent en moyenne trois heures par semaine à des réunions inutiles. Trois heures?! Oui, vous avez bien lu. L’efficacité n’est pas toujours au rendez-vous lorsqu’on participe à une réunion. Voici quelques conseils pour des réunions efficaces et plus de plaisir au travail. 🙌
Les réunions concernent tous les types de métiers. En effet, se concerter et prendre des décisions ensemble, cela présente des avantages: ça permet de résoudre des problèmes rapidement et de faire le plein d’énergie. Une situation gagnant-gagnant et plus de plaisir au travail pour tout le monde! Du moins si cela se passe de manière efficace.
Qu’en est-il chez vous, au travail? Faites-vous des réunions efficaces? Voici quelques chiffres, basés sur notre enquête, qui illustrent les réunions inutiles:
- Nous consacrons plus de 8% d’une semaine de 38 heures à des réunions superflues. Soit: des réunions auxquelles nous ne participons pas de manière active, dont nous ne maîtrisons pas suffisamment le sujet ou pour lesquelles un simple e-mail aurait suffi.
- Pendant ces réunions inutiles, les personnes ont tendance à décrocher pour faire autre chose. Envie de savoir quel est le top trois des occupations des travailleurs lors de ces réunions inutiles?
- 32% traitent des e-mails
- 30% travaillent à d’autres tâches
- 20% règlent des tâches administratives
Ça vous rappelle quelque chose? Voici des conseils proactifs pour des réunions qui vont « droit au but » et pour accroître le plaisir au travail de vos collaborateurs.
Mode d’emploi pour des réunions efficaces
- Prévoyez une réunion seulement si cela s’avère vraiment nécessaire. Vous voulez seulement faire passer un message? Envoyez un e-mail.
- Prévoyez du matériel pour rester attentif même à la maison. Par exemple un casque antibruit: fini les bruits d’enfants qui jouent en fond sonore.
- Réfléchissez bien à qui est concerné par la réunion. Qui peut apporter une contribution concrète?
- Fixez un ordre du jour clair. Donnez la priorité aux points les plus importants. Et partagez l’ordre du jour avec vos collègues: ils pourront ainsi ne venir que pour les points qui les concernent.
- Commencez la réunion par une discussion informelle. De quoi permettre à tout le monde de se sentir à l’aise et impliqué.
- Commencez et terminez à l’heure.
- Faites un bref résumé des principaux points au début de la réunion.
- Faites une réunion courte et concise. L’idéal est 60 minutes. En effet, après une heure, les gens perdent généralement leur concentration. Pensez à utiliser un réveil pour garder un œil sur le temps.
- Terminez la réunion par un aperçu clair de la suite à donner. Un plan d’action, pour que tout le monde sache à quoi s’attendre après la réunion.
… et amusantes!
- Commencez par une activité « brise-glace »: une blague, une anecdote ou un jeu de mots. De quoi captiver tout le monde. Et hop!
- Sortez et faites une promenade. Selon une étude, la créativité est 60 % plus élevée après une promenade.
- Organisez une réunion lunch. Tout le monde aime manger, non? Et cela rend la réunion plus informelle et agréable.
- Ou faites-en une happy hour! Plaisir au travail garanti.
Imprimez ces check lists et accrochez-les au-dessus de votre lit. Enfin… de votre bureau évidemment ! De quoi en faire également profiter vos collègues.