Rien de tel qu’une liste ‘to do’ pour se rassurer lors de journées bien chargées. Des études le démontrent: 96% des gens en font. Une liste de tâches claire et bien faite apporte une certaine tranquillité d'esprit. Et quel bonheur quand on peut barrer une action terminée! Mais les listes longues et brouillonnes peuvent aussi causer du stress. Ça te parle? Alors lis vite ces conseils!
Une liste de tâches offre des avantages, d’autant plus si elle est claire. C’est un aide-mémoire qui te permet de garder une vue d'ensemble. Elle te sert à planifier ta journée (de travail) et à suivre ta progression. Elle aide également à fixer les priorités.
C'est vrai, mais un planning doit être réaliste. Renonce donc à ces listes interminables que tu ne parviendras de toute façon pas à finir et qui ne feront que s'allonger. Elles tuent toute motivation. Procède plutôt comme ceci:
1. Fais d'abord un brouillon
Ta liste ‘to do’ doit être gérable. Or, c’est précisément au moment où il y a le plus à faire que ton esprit est un peu encombré. Commence donc à noter spontanément, dès le dimanche soir, toutes les tâches qui t’attendent pour la semaine. Fais le vide dans ta tête et inscris chaque tâche noir sur blanc (ou dans une application, comme Google Tasks ou Asana).
2. Regroupe les tâches
Fais la distinction entre les tâches pour le boulot (comme une prestation chez un client), pour le ménage (comme les courses de la semaine) et pour le privé (comme un rendez-vous chez le médecin). Chaque domaine mérite sa propre liste. Rassemble ensuite les tâches similaires. Quatre coups de fil à passer cette semaine? Regroupe-les en une seule série, c'est plus efficace.
3. Pense en chiffres et en lettres
Attribue un chiffre à chaque tâche. Combien de temps va te prendre cette activité ? Donne un 1 aux petites tâches, un 3 aux actions qui prennent entre une heure et une heure et demie, et un 5 aux missions plus importantes. Associe aussi une lettre à chaque tâche. Les tâches A sont urgentes et prioritaires, les tâches B sont incontournables mais non prioritaires et les tâches C comblent les trous.
4. Applique le principe des 5 minutes
Repasse en revue les tâches auxquelles tu as donné le chiffre 1. Y en a-t-il parmi elles qui peuvent être réalisées en 5 minutes? Effectue-les immédiatement, ce qui libérera de la place dans ta tête. Plus une liste de choses à faire est courte, plus elle motive.
5. Découpe les grandes tâches en morceaux
Examine également d'un œil critique les tâches qui ont un chiffre 5. Peux-tu les diviser en étapes? Par exemple, tu suis un cours d'espagnol et dois bientôt passer un examen? Subdivise donc la tâche "Préparation de l'examen d'espagnol" en 4 sous-tâches consistant chacune à "apprendre trois chapitres d'espagnol". Plus il y aura dans ta liste des tâches moyennes (chiffre 3), plus ta planification sera réaliste.
6. Garde un peu de place pour les imprévus
Le moment est venu de répartir ton brouillon pour la semaine en listes quotidiennes faciles à gérer. Impossible, toutefois, de prévoir le dimanche soir ce que la semaine te réserve. Ne dresse dès lors "que" quatre listes quotidiennes. Ça te permettra de rattraper le retard possible le vendredi et/ou de faire face aux surprises.
7. Fais ta liste journalière
Répartis ta charge de travail hebdomadaire en quatre listes journalières. Mets-y d'abord les tâches urgentes (avec la lettre A). Veille à ce qu'il y ait un bon équilibre entre les petites tâches (numéros 1 et 3) et les grandes. Une nouvelle chose à faire arrive à l'improviste? Ajoute-la immédiatement à ta liste. Car si elle est incomplète, une liste de ‘to do’ stresse plus qu’elle ne soulage.
8. Suis la règle de l'heure
Le fait de passer constamment d'une chose à une autre met le cerveau à rude épreuve. Veille donc à te focaliser sur une seule tâche à la fois, tu seras bien plus efficace et concentré·e! Par ailleurs, ne travaille pas trop longtemps sur la même tâche sans faire de pause, au risque de perdre le rythme. Tu prévoies 90 minutes pour nettoyer une cuisine? Tu y consacreras sans doute tout ce temps, alors que tu aurais peut-être pu le faire en une heure…
PS: Est-ce toi qui garde la vue d'ensemble ou reçois-tu une liste de tâches de chacun des clients chez qui tu nettoies? Dans un cas comme dans l’autre, rien ne vaut des accords clairs!