Office manager

Als Office Manager of all-round administratieve ondersteunende kracht, ben je betrokken bij elke evolutie in de lopende projecten. Je werkt kort samen met het management (Engineering, Productie en algemeen beheer) met een bijzondere ondersteuning van het productieproces. De Office Manager is aanspreekpunt voor velen en is bijgevolg in staat vele handen tegelijk in te zetten. Een belangrijke verantwoordelijkheid in de ondersteuning van de productie is verbonden met de Aankoop, Logistiek en Planning van de projecten. - Aankoop onderdelen en materialen: Je bent verantwoordelijk voor de inkoop van materialen en benodigdheden voor de machinebouw, op basis van de gegevens die je ontvangt van de werkvoorbereiders. Je volgt leveranciers op en zoekt regelmatig extra leveranciers om steeds tot de beste optie te komen. Je onderhandelt de beste prijs en volgt de orderadministratie op in het ERP-pakket (MKG). Je volgt de ontvangst van de levering op en informeert de Finance afdeling voor de betaling (via ERP-systeem) - Logistiek en Transport: Je regelt het (weg)transport van onderdelen en van de afgewerkte machines naar de klanten (in België en in het buitenland). Je zorgt ook hierbij voor de nodige administratie en documenten. Je onderhoudt het contact met de klanten en respecteert de vooropgestelde deadlines. - Sales- en Marketing ondersteuning: Je ondersteunt de actieve sales aanpak door de opvolging van de inkomende mails / telefoons en orders. Je onderhoudt contacten met klanten en staat bij in de opvolging van de offertes. Je staat mee in voor de uitvoering van de communicatie-inspanningen op social media, in brochures, op beurzen, in de scholen en andere... Je werkt hiervoor samen met het extern communicatie-agentschap. - Algemene ondersteuning productie: Je volgt de planning en dispatching mee op zoals deze voorzien is door de werkvoorbereiding. Je blijft aanspreekpunt voor de productieleiding en de cel-verantwoordelijken van de lasserij, verspaning, montage, magazijn.