Als onthaalmedewerker:
Verantwoordelijk zijn voor de eerste ontvangst van bezoekers teneinde hen in contact te brengen met de juiste personen en diensten.
Voorbeelden van taken
- Onthaal van bezoekers en leveranciers;
- Doorverwijzen naar de gespecialiseerde personen en/of diensten;
- Verschaffen van de nodige documenten;
- Opvragen van de nodige informatie en/of nakijken van documenten om de bezoeker verder te kunnen helpen;
- Organiseren van een permanentie indien noodzakelijk.
Als contactpersoon
Beantwoorden van eenvoudige vragen en doorsturen van complexe vragen aan de gespecialiseerde personen of diensten teneinde de aanvragers optimaal te ondersteunen in hun zoektocht naar een antwoord op hun vragen.
Voorbeelden van taken
- Eenvoudige vragen om inlichtingen persoonlijk, telefonisch of via mail beantwoorden;
- De basis contactgegevens tijdens de oproepen (identificatie van de persoon, classificatie van de vraag, …) registreren;
- Een klantgericht gesprek voeren waarbij wordt getracht om zo efficiënt mogelijk aan de verwachtingen te beantwoorden;
- De vraag eventueel doorsturen aan een meer gespecialiseerde medewerker.
Als beheerder van de post
De post aan de betrokken diensten/personen bezorgen teneinde de dossiers in de kortst mogelijke tijd te kunnen verwerken.
Voorbeelden van taken
- De binnenkomende en uitgaande post (intern en extern) sorteren en frankeren;
- De interne post ophalen en de externe post bedelen;
- De binnenkomende en uitgaande post inventariseren en registreren in PostOffice;
- Waken over de traceerbaarheid van de binnenkomende stukken.
Als medewerker van de scanning
De documenten digitaliseren teneinde bij te dragen aan een correct en doeltreffend beheer van de elektronische dossiers.
Voorbeelden van taken
- De documenten sorteren;
- De documenten scannen;
- De documenten aan de betrokken diensten doorsturen.
Als teammedewerker
Diverse taken inzake logistieke en administratieve ondersteuning uitvoeren teneinde de medewerkers van de andere diensten te ondersteunen in het goede verloop van hun activiteiten.
Voorbeelden van taken
- Erop toezien dat de vergaderzalen gebruiksklaar zijn voor het aanvangsuur;
- Logistieke steun bieden aan de medewerkers bij administratieve taken (kopieën, scannen,…).