Een geslaagd sollicitatiegesprek? Die verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij de sollicitant. Even goed bij jou als werkgever. Je maakt er pas een succes van als je rekening houdt met deze 3 do’s & 3 don’ts. Telkens met een extra bonustip: zo leidt die formele babbel zeker tot het vinden – én houden - van de geschikte kandidaat.
1. DO: Bereid je goed voor
Regel één bij een sollicitatiegesprek afnemen? Volg voor elke kandidaat dezelfde aanpak. Herbekijk eerst nog eens grondig de functieomschrijving. Overloop hierbij de gevraagde jobvereisten in volgorde van belangrijkheid. Welke waarden en kwaliteiten moet je nieuwe werknemer écht bezitten om een succesvol lid van jouw team te worden? En welke eigenschappen zijn leuk om te hebben, maar geen absolute must?
Zo heb je niet alleen een leidraad om het gesprek te voeren. Je weet ook vooraf hoe je de kandidaat wilt bevragen. En het voorkomt dat je vergeet om naar bepaalde informatie te vragen. Dankzij een goede voorbereiding kan je de verschillende kandidaten beter met elkaar vergelijken (lees: geen appels met peren dus).
Bonus-tip:
Behandel kandidaten als klanten. Het verkrijgen van een job is immers vergelijkbaar met het aankopen van een product of dienst. Wist je dat liefst 66% van de sollicitanten met een negatieve ervaring hun ergernis deelt met familie en vrienden? Of, erger nog, hij/zij vertelt erover op netwerksites of blogs. Bied sollicitanten dus liever evenveel respect en service als klanten: kom op tijd, weet wie er tegenover je zit, kleed je netjes en wees beleefd. Dat doet de kandidaat ook voor jou. En zo voorkom je alvast een serieuze deuk in je imago. Beter voorkomen dan genezen!
2. DON’T: Vertrouw niet (enkel) op jezelf
Je bent op zoek naar de kandidaat die het best bij de functie én je bedrijf past. Laat het gesprek daarom voeren door de mensen die dit het beste kunnen beoordelen. Ben jij dat niet (helemaal)? Betrek deze mensen er dan zeker bij of vraag een collega om het selectiegesprek samen met jou af te nemen. Dat kan zijn: een andere leidinggevende, een collega die vergelijkbaar werk doet of iemand met wie de sollicitant nauw zal samenwerken. Met twee - of drie - zie je tenslotte meer dan alleen.
Moet het snel gaan? Door van in het begin met twee samen te zitten, kan je een extra gesprek vermijden. Hoe dan ook: vakinhoudelijke experts mogen nooit ontbreken tijdens dit cruciale wervingsmoment!
Bonus-tip:
Meer tijd? Geef de kandidaat de kans om de job echt te ervaren. Met een korte stage, een meeloopdag, een werkervaringsplaats of ‘job shadowing‘. Het gaat erom dat de sollicitant de baan zelf kan erváren, in plaats van er alleen maar over te práten. Want, oké: als werkgever heb jij het recht om ‘ja’ (of ‘nee’) te zeggen op het einde van de rit. Maar de werknemer heeft anderzijds nog steeds het recht om zich – eenmaal aangenomen – al dan niet volledig betrokken te tonen bij zijn nieuwe job. En laat die betrokkenheid nu net prioriteit nr. 1 zijn om werknemers langer aan je zijde te houden, zo blijkt ook uit ons RED Report.
3. DO: Stel de sollicitant op z’n gemak
De meeste werkzoekenden zijn zenuwachtig voor een sollicitatiegesprek. Bied daarom eerst iets te drinken aan en begin het gesprek luchtig. Dat kan met een informele vraag zoals ‘Heb je het goed gevonden?’ Ga ook niet recht, maar schuin tegenover hem zitten. Maak af en toe een grapje om het ijs te breken. En vooral: denk eraan dat een sollicitatiegesprek geen verhoor is. Warm op met enkele eenvoudige vragen: Wat hield je vorige job in? Welke relevante ervaring heb je?...
Bonus-tip:
Laat je niet storen: Een sollicitatiegesprek afnemen doe je het best in alle rust. Smartphone op stil, deur dicht. Laat je collega’s weten dat je niet gestoord wil worden. Dat komt de concentratie ten goede: voor jou én de kandidaat.
4. DON’T: Stel niet alleen standaardvragen
Vragen zoals ‘Wat weet je over ons bedrijf?’ en ‘Waarom wil je hier werken?’ zijn evident. De kandidaat heeft hierop dan ook vaak een pasklaar antwoord – evengoed eentje uit de boekjes. Stel ook specifieke vragen die het probleemoplossend denken, de persoonlijke vaardigheden en het zakelijk inzicht van de kandidaat testen. Maak vooraf een lijstje met open en gesloten vragen. Schotel de sollicitant enkele werkgerelateerde scenario’s voor, type: ‘Wat zou je doen als …?’.
Luister aandachtig naar de antwoorden. Natuurlijk is het verleidelijk om in je hoofd al te focussen op de volgende vraag. Maar zo mis je cruciale info. Is er iets niet duidelijk of wil je meer informatie? Vraag door en naar praktische voorbeelden. Stel ook geen 2 vragen in één keer: dan kiest de sollicitant de vraag die hem het best uitkomt.
Bonus-tip:
Omzeilt de kandidaat je vraag? Herformuleer ze om toch een volledig antwoord te krijgen. Let bovendien op met privévragen: stel ze enkel als ze verband houden met de job. Hierbij enkele verboden vragen. Vermijd tot slot ook ‘rare’ vragen. Concreet: maak het gesprek niet nodeloos moeilijk of extra stresserend door ongemakkelijke vragen of overdreven originele vragen. Zoals: ‘Hoe voel je je bij de kleur blauw?’ Dat klinkt wellicht leuk in je hoofd. Maar, het levert je wellicht weinig belangrijke info over de kandidaat op. Toch?
5. DO: Luister meer dan je praat
Voorkom dat je zelf te veel aan het woord bent. Natuurlijk stel je jezelf, het bedrijf en de job even kort voor. En heb je het recht om (veel) vragen te stellen. Maar algemeen geldt: laat de kandidaat zo veel mogelijk zelf vertellen. Hoe meer je hem of haar laat (uit)praten, hoe completer jij een beeld kan vormen aan het einde van het gesprek.
Vergeet niet te peilen of de sollicitant van zijn kant nog vragen heeft: zo weet je meteen wat hij belangrijk vindt. Al zal een goeie kandidaat meestal uit zichzelf gerichte vragen stellen.
Bonus-tip:
Neem je toch het woord? Verkoop je bedrijf dan aan de sollicitant. Even belangrijk als andersom. Vertel de kandidaat over de aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Belicht zowel de doorgroeimogelijkheden als de waarden en normen. Vermeld waarom collega’s het zo fijn werken vinden bij jullie en hoe de werksfeer eruitziet. Vandaag scoren sfeer en maatschappelijke betrokkenheid minstens even hoog als de functie en het salaris.
6. DON’T: Oordeel niet te snel
Grote valkuil van rekruterende zaakvoerders: dat ze te snel een mening vormen. En da’s menselijk: het zit in onze natuur om meteen een oordeel te vellen over een situatie of persoon die we voor ons hebben. Dikwijls bevat die eerste indruk ook wel een kern van waarheid. Maar toch vergissen we ons nog even vaak. Misschien wil je een kandidaat in eerste instantie afkeuren omdat zijn kledingstijl je niet aanstaat? Of juist aannemen omdat hij een vlotte prater is?
Wácht met interpretere en oordelen tot na het gesprek. Neem de antwoorden van de kandidaat nadien nog eens rustig door en evalueer die objectief. Zo schrijf je ruwe diamanten niet te snel af: een valkuil met de huidige schaarste op de arbeidsmarkt.
Bonus-tip:
Neem notities. Een sollicitatiegesprek afnemen gaat razendsnel. Jij vuurt je vragen af, de kandidaat doet dat met zijn of haar antwoorden. Schrijf die neer! Valt je iets op aan het gedrag? Ben je geraakt door een bepaalde anekdote? Neem ook daar notitie van. Zo beslis je achteraf op basis van gedetailleerde info in plaats van een algemene indruk.
Afronden met een positieve noot
Denk eraan: een sollicitatiegesprek kost energie en concentratie, voor jou én de sollicitant. Beperk je gesprek daarom tot maximaal een uur. Beschik je over voldoende informatie? Bedank de kandidaat dan voor zijn/haar tijd en interesse. Haal vervolgens kort de volgende stappen in het selectieproces aan. Eindig altijd met een positieve noot, maar geef geen valse hoop als de sollicitant geen kans maakt. Tot slot: breng de kandidaat ook op de hoogte als hij de baan níet krijgt en vermeld waarom: een kleine moeite die een groot verschil maakt - en meteen je imago als werkgever extra boost.
Wel overtuigd dat je dé geschikte kandidaat net gesproken hebt? Super! Maak dan zeker werk van een goede onboarding, ook als dat proces post-corona nog (deels) online verloopt. Zo zal je nieuwe aanwinst eens zo vlot integreren in je team. Succes
Werving en selectie uitbesteden
Klinkt bovenstaande theorie je mooi in de oren? Maar ontbreekt het je aan tijd en ervaring om de war for talent/experience in je eentje te winnen? Besteed werving en selectie dan uit – bijvoorbeeld aan de dienst Excelsia van Tempo-Team.
Gedreven consultants nemen het volledige rekruteringstraject voor hun rekening. Van het profiel opstellen, over het cv screenen, tot het eindrapport maken. Wij stellen meteen de meest geschikte kandidaten voor. Zelf de ideale kandidaat gevonden, maar geen zin in de administratieve opvolging? Ook dan kan je bij ons terecht.