Ze zijn onze houvast in drukke dagen: to do-lists. Uit onderzoek blijkt dat 96% van de mensen ze maakt. Een overzichtelijke takenlijst zorgt voor rust in je hoofd. En het is altijd kicken om een klus te kunnen wegstrepen. Toch kun je ook stress krijgen van lange en chaotische lijstjes. Klinkt dat herkenbaar? Check deze tips!
Een heldere to do-lijst biedt voordelen. Zo’n geheugensteuntje helpt je om het overzicht te bewaren. Je kunt er je (werk)dag mee plannen en je vooruitgang mee volgen. Het helpt ook om prioriteiten te stellen.
Klopt allemaal, maar je planning moet wel realistisch zijn. Stop met het maken van ellenlange lijstjes die je nooit krijgt afgevinkt en alleen maar ziet groeien. Die zijn namelijk een echte motivatie-killer. Doe het liever zo:
1. Maak eerst een kladje
Je to do-lijst moet overzichtelijk zijn, maar op drukke momenten is het chaos in je hoofd. Begin zondagavond met het spontaan neerpennen van alle taken die de komende week op je wachten. Maak je hoofd leeg en zet alles op papier (of in een app, zoals Google Tasks of Asana)
2. Groepeer taken
Maak een onderscheid tussen je taken op het werk (bv een klantenbezoek), in het huishouden (bv weekboodschappen) en je persoonlijke leven (bv een doktersafspraak). Elk domein verdient z’n eigen lijstje. Groepeer vervolgens gelijkaardige taken. Moet je deze week vier telefoontjes doen? Combineer ze dan in één reeks, dat is efficiënt.
3. Denk in cijfers en letters
Ken aan elke taak een cijfer toe: hoe zwaar weegt deze klus op je tijdsbesteding? Eén is voor kleine taakjes, drie voor acties die pakweg één of anderhalf uur in beslag nemen en vijf voor grote(re) opdrachten. Geef elke taak ook een letter. A-taken zijn dringend en krijgen voorrang, B-taken zijn musts zonder prioriteit en C-taken vullen de gaatjes.
4. Scan je kladje met een 5-minuten bril
Check even alle taakjes die je het cijfer 1 gaf. Zijn er acties bij die in 5 minuten klaar zijn? Voer ze dan onmiddellijk uit, dat maakt ruimte vrij in je hoofd. Een korte to do-list motiveert.
5. Geef je grote taken een mokerslag
Kijk ook eens kritisch naar de taken met cijfer 5. Kun je die opdelen in stappen? Volg je bv. een taalcursus Spaans en heb je binnenkort examen? Deel ‘Examen Spaans voorbereiden’ dan op in 4 deeltaken van telkens ‘drie hoofdstukken Spaans leren’. Hoe meer medium-taken (cijfer 3) op je lijstje, hoe realistischer je kunt plannen.
6. Hou ruimte voor het onverwachte
Nu wordt het tijd om je kladje met to-do’s voor de week te verdelen in overzichtelijke daglijstjes. Toch kun je op zondagavond niet precies voorspellen wat er tijdens de week op je afkomt. Maak daarom ‘slechts’ vier daglijstjes – zo kun je vrijdag je achterstand inhalen en/of verrassingen aanpakken.
7. Maak je dagelijkse lijst
Verdeel je wekelijkse workload over vier daglijstjes, waarbij je eerst de dringende klussen (met letter A) inplant. Zorg voor een goede mix van kleinere (cijfers 1 en 3) en grote taken. Belandt er onverwacht een nieuwe taak op je bord? Vul je to do-lijst dan meteen aan. Een onvolledig overzicht geeft toch weer stress.
8. Hou je aan de één-uur-regel (in 2 opzichten 😊)
Voortdurend schakelen, geeft ons brein veel stress. Probeer minstens een tijdje met focus door te werken, je bent dan het meest efficiënt. Werk ook niet te lang zonder pauze aan eenzelfde taak, want dan zakt je tempo. Plan je 90 minuten in om een keuken te poetsen? Dan doe je er waarschijnlijk zo lang over, terwijl het misschien ook in een uurtje was gelukt?
PS: Hou jij het overzicht of krijg je op elk poetsadres een to-do lijstje van je klant? Goed idee om duidelijke afspraken te maken!